Melhor programa de facturação

Quer saber como escolher o melhor programa de facturação sem correr o risco de comprar a solução errada?

De acordo com a legislação todas as empresas são obrigadas à emissão de factura quando efectuam transmissões de bens ou procedem à prestação de serviços.

A legislação é aplicável independentemente da forma jurídica:

• Sociedades anónimas
• Sociedade por quotas
• Empresários individuais

Dependendo do sector de actividade da empresa, assim será o tipo de facturação que se deve usar.

Existem vários tipos de programas de facturação

• Software de gestão comercial – usado por empresas que trabalham normalmente em escritórios;
• Software para lojas de retalho – usado por empresas que fazem a típica venda ao balcão ou através de caixa de saída como é o caso dos supermercados;
• Software para restaurantes – usado por restaurantes e cafetarias com gestão de pedidos para a cozinha e controlo dos serviços entregues nas mesas, alguns integrados mais recentemente com serviços de entrega ao domicílio como a Uber Eats e a Glovo;
• Software para hotelaria – usado por hotéis, alojamentos locais, pensões, residenciais, casas de férias, turismo rural, etc.;
• Software para vendedores ambulantes e outras actividades em mobilidade – usado por empresas que operam em unidades móveis ou em feiras, normalmente chamados de vendedores ambulantes

Quando pensamos em como escolher um sistema de facturação, pensamos no estudo e implementação de sistema de facturação / POS e temos de considerar os seguintes elementos básicos que compõem o sistema:

• O hardware (o equipamento)
• O software (o programa)
• Os serviços de instalação e implementação, e finalmente…
• A assistência informática pós-venda.

Passos para escolher melhor programa de facturação

Quando pensamos em como escolher o melhor programa de facturação temos de ter em conta os seguintes itens:

• Computador, POS, Registadora ou Tablet – o primeiro é um conjunto modular composto pelo processador, o monitor e o teclado, enquanto no segundo temos uma solução compacta em que o processador e o monitor fazem parte do mesmo equipamento ao qual é adicionado um teclado. Em casos mais criativos podemos encontrar o teclado embutido como é o caso das registadoras modernas que não são mais do que um computador dissimulado para enganar as mentes que têm medo dos computadores. Nos casos de Facturação em Mobilidade pode ser um PDA ou um Tablet;
• Sistema POS Portátil – composto por equipamento com sistema operativo Android com impressora de talões integrada que é muito fácil de transportar e com bateria recarregável que garante várias horas de funcionamento tal como acontece normalmente com o telemóvel que usamos;
• Monitor Touchscreen – é usado no mesmo equipamento nos casos dos POS Compactos e registadoras ou separado no caso de usarmos um computador. Nos Pontos de Venda aconselha-se o uso de um monitor touchscreen que facilita em muito o atendimento;
• Impressora de Talões – esta costuma ser em formato A4 para o caso das empresas que usam a Gestão Comercial para facturar mas normalmente usam-se impressoras de talões no caso da facturação no Ponto de Venda ou POS.
• Impressora Portátil Bluetooth – nos casos de Facturação em Mobilidade usam-se pequenas impressoras portáteis que podem ser colocadas à cintura e que normalmente comunicam com o computador por wireless através de um emparelhamento bluetooth com um telemóvel ou outro equipamento similar;
• Display Visor de Cliente – É um elemento que estimula a confiança do cliente na altura de fazer o pagamento e evita dúvidas a relação à conta a pagar. Pode ser simplesmente um visor de duas linhas com informação básica ou pode ser um display VFD onde poderá passar ao mesmo tempo vídeos publicitários para incentivar o cliente a comprar produtos adicionais;
• Gaveta de Dinheiro – este elemento é indispensável nos casos de Ponto de Venda ao balcão ou por caixa de saída, seja por questões de segurança ou por comodidade da operação. Noutras actividades, por vezes improvisa-se a localização do dinheiro, às vezes com consequências desagradáveis;
• Leitor de Código de Barras – usado por empresas que vendem grandes quantidades de produtos individualmente, facilitando a gestão dos stocks e prevenindo erros associados;
• Balanças Comerciais – este equipamento é necessário para ramos de actividade que vendam produtos a peso, como por exemplo as mercerias, os mini-mercados e supermercados, assim como alguns vendedores ambulantes.

Programa de facturação não funciona sem sistema operativo

• Sistema Operativo – é o software que gere o computador e os periféricos associados como o monitor, o teclado e a impressora. Existem ambientes Windows, dos quais o mais recente é o Windows 10, mas o Windows 7, que já descontinuado pela Microsoft, continua ainda a ser o mais usado. Quando queremos poupar o custo do sistema operativo podemos optar por um ambiente Linux, que é gratuito (open source), sendo o Ubuntu o mais usado para este tipo de soluções;
• Software de Facturação – este software pode ter dois componentes: o backoffice e o frontoffice. O backoffice é usado nas soluções de Gestão Comercial enquanto o frontoffice é indispensável num Ponto de Venda moderno. Existem várias marcas deste tipo de software, provenientes de fabricantes multinacionais e nacionais, entre os quais destacamos: ZoneSoft, PT-CERT e WinRest, entre outros. Ao comprar uma licença adquirimos o direito de utilização do software, visto que ele é sempre propriedade do fabricante, tal como regula a legislação sobre direitos de autor. Quando adquirimos a licença, normalmente temos direito a actualizações gratuitas durante um ano, mas que não inclui os serviços necessários para proceder à sua instalação, implementação, actualização e assistência informática.

Assistência informática é importante para evitar problemas

• Serviços de Instalação – é o trabalho de instalar o software de sistema operativo e o software de facturação de modo a ficar configurado para o conjunto do nosso equipamento;
• Serviços de implementação – é a tarefa de criar as famílias de produtos e inserir os produtos que vamos vender. Cada ramo de actividade e cada empresa tem particularidades únicas em relação a outras empresas. Basta pensar no simples pormenor das empresas praticarem preços livres.

Opções de contratação de assistência informática

• Avença de Assistência Informática – normalmente o preço é por posto de trabalho, para um período de cobertura entre as 9h e as 19h dos dias úteis, com um número específico chamadas por mês, com um sistema de assistência através de helpdesk online e com suporte remoto, o que implica ter internet sempre activa. O suporte remoto evita o pagamento de deslocações e torna a resposta do serviço mais rápida. Se queremos estar descansados, esta opção é a melhor para minimizar imprevistos. É um bom investimento que nos deixa tranquilos. Ao fim do dia vamos para casa e no outro dia quando voltamos está tudo actualizado e funcional;
• Pagamento à tarefa – como por exemplo contratar a instalação de uma actualização do software de facturação. Normalmente é necessário recorrer a este tipo de serviço várias vezes durante o ano pelo que acaba por ficar mais caro do que contratar uma avença de confiança;
• Pagamento à hora – Esta opção é comparável ao chamar os bombeiros. Não se sabe quando vamos ser servidos, quanto vamos pagar nem quando vamos ter o sistema de novo em funcionamento.

Existem várias empresas no mercado a comercializar sistemas de facturação mas nem sempre as soluções mais baratas são as melhores.

Aplica-se o ditado de “O barato sai caro”.

Por vezes para ganharem o negócio omitem informação sobre todos os componentes possíveis que depois se tornam em despesas imprevistas.

A existência de uma loja online disponibilizada por uma empresa especialista na área permite-nos simular a compra do sistema de facturação, seleccionando as melhores opções que se adaptem às nossas necessidades e à nossa disponibilidade financeira.

Procure sempre uma empresa especialista.

Aproveite para aceder ao nosso configurador POS para saber como escolher o melhor programa de facturação.